En Valencia, Septiembre de 2015

Estimados clientes:
Al regreso de las vacaciones resulta oportuno recordar algunas obligaciones documentales y demás cuestiones de interés, para estar al día en el cumplimiento de la normativa vigente, a fin de no incurrir en posibles sanciones.

I.-Documentos obligatorios en el centro de trabajo y a disposición de las Inspecciones de los distintos Organismos.

1. Calendario laboral y de vacaciones.- Firmado por empresa y representante de los trabajadores o, al menos, un trabajador.
2. Botiquín de primeros auxilios.
3. Registro horas contratos a tiempo parcial.- Hoja mensual de registro de horas de los contratos a tiempo parcial firmada por los trabajadores.
4. Evaluación de riesgos laborales y servicio de prevención.- Si no se ha realizado hasta la fecha, deberán ponerse en contacto con una empresa de prevención acreditada o con este despacho para concertarlo inmediatamente, pues se está sancionando el carecer de esas medidas.
   Si se ha realizado, deberá mantenerse al día, siguiendo las instrucciones del servicio de prevención con la que se mantenga el contrato.
5. Revisiones médicas.- Las realizan las empresas de prevención, con la vigilancia de la salud.Es obligatorio realizarlas, cuando el trabajador se incorpora a su puesto de trabajo (revisión médica inicial, una vez al año a toda la plantilla (revisión médica anual), o cuando lo determine el servicio de prevención en la evaluación, por las características del puesto de trabajo, salvo que, por escrito, el trabajador comunique que no desee realizársela.
6. Carnés de manipulador de alimentos u otros documentos de acreditación, si procede, Debidamente al día y en vigor
7. Alérgenos.- Los establecimientos que realicen venta directa al consumidor de productos alimenticios, deben informar sobre el potencial riesgo que implican los alérgenos para la seguridad del consumidor.
8. Listas de precios y hojas de reclamaciones cuando así lo requiera la actividad.
9. Últimas revisiones de extintores, desinfección, etc.
10. Seguro de responsabilidad civil en caso de locales con aforo o cuando proceda.
11. Licencia de apertura y sus variaciones

II.- Trabajadores Autónomos .- Aquellos trabajadores autónomos que deseen variar la base de cotización, podrán efectuarlo en dos plazos hasta el día 31 del mes de Octubre, entrando en vigor tal variación el día primero del año próximo y hasta el día 30 de abril, entrando en vigor tal variación con efecto de 1 de julio siguiente.
Los trabajadores autónomos que causen baja por enfermedad o accidente, tienen solamente 15 días de plazo para la solicitud de la prestación, debiéndose adjuntar el parte médico de baja, el primer confirmativo y declaración sobre la persona que gestionará el establecimiento del trabajador autónomo mientras persista tal situación de enfermedad.

III.- Trabajadores extranjeros en alta .- Aquellas empresas que tengan en alta, en sus plantillas, a trabajadores extranjeros con permiso de trabajo en vigor, deberán revisar y controlar en sus fechas que tales permisos de trabajo continúan en vigor o se están renovando, pues si el permiso de trabajo no es renovado, el trabajador en cuestión carecería de autorización administrativa para trabajar, pudiendo ser sancionada la empresa por mantener trabajando a una persona sin el preceptivo permiso de trabajo.

IV. Seguros de convenio .- Es obligatorio incorporar en el recibo de salarios las cantidades que por dicho concepto corresponda al trabajador /a , según el convenio de aplicación.

V. Ley orgánica de protección de datos (LOPD) .- Las empresas en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, están obligadas a realizar el registro de sus ficheros de datos personales de: empleados, clientes, proveedores, etc. en la Agencia de Protección de Datos, a llevar un documento de seguridad, a regular contractualmente las relaciones con quien pueda tener acceso a sus datos: asesorías, empresas de informática, empresas de limpieza, empleados, etc. y a adoptar las medidas de seguridad que establece el Real Decreto 1720/2007de 21 de diciembre. Las sanciones por incumplimiento pueden llegar hasta 600.000 €.

VI. Registro de empresas acreditadas .- Solo para empresas que trabajen en el sector de la construcción, tanto Contratistas o Subcontratistas, deben mantener en vigor , a su vencimiento, tal inscripción para que ésta no deje de surtir los efectos legales correspondientes. Revisen el vencimiento para proceder a tal renovación. Así como deben de disponer del “libro de subcontratación” en caso de subcontratar sus servicios.

VII. Recargos por impago de seguros sociales.- Conforme RDL 20/2012 de 13 de julio de 2012, cuando se ingresen fuera del plazo legal será del 20%, y se perderán las bonificaciones correspondientes a ese periodo.

VIII.- Plazos altas y bajas en seguridad social.-Las altas serán siempre previas al inicio de la actividad y las bajas, el nuevo plazo para su tramitación es de 3 días desde el cese.

IX.- Partes de accidente de trabajo y enfermedad. Plazo máximo de presentación de 5 días desde la baja, y si fuese sin baja médica entre el 1 y el 5 del mes siguiente de la asistencia medica
Partes de baja o confirmativos, el trabajador tiene un plazo de tres días para entregarlo y cinco días la empresa para su tramitación.

Nos ponemos a su disposición para cualquier duda al respecto, atte.
Marien Velasco, Asesores